Reuniones
Facilitar la participación en reuniones es una de las formas más simples de populares de usar la videoconferencia. Para reuniones que regularmente se llevan a cabo y necesitan de comunicación cara a cara, la videoconferencia puede sustituir la actual presencia física por la participación de personas en sitios remotos. Esto reduce los costos de viaje así como el tiempo invertido en ello y hace la asistencia más fácil. Además puede propiciar la realización de más reuniones de las que originalmente se tenían. Las reuniones frecuentes o ad hoc que podrían no haberse efectuado por los costos de viaje o los tiempos, son más sencillas de implementar por videoconferencia incrementando la sensación de trabajo en equipo entre los participantes de los diversos lugares que colaboran en el mismo proyecto. La videoconferencia induce mucho de la familiaridad de los encuentros presenciales, incluyendo elementos como las expresiones faciales, el lenguaje corporal y el contacto visual. Si la videoconferencia ya está disponible en los escritorios de los individuos, los efectos de cohesión grupal por este tipo de comunicación son aún mayores. El trabajo colaborativo se amplía a través de la integración de la videoconferencia con otras herramientas electrónicas de colaboración (transferencia de datos, escritorios compartidos, aplicaciones distribuidas). Estas se discutirán después en esta sección.
Considerando el uso de la videoconferencia para las reuniones, ayuda el pensar ampliamente acerca que lo que es en realidad una “reunión”. En las siguientes imágenes se muestran casos de videoconferencias en comunicaciones uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos
Reuniones
Facilitar la participación en reuniones es una de las formas más simples de populares de usar la videoconferencia. Para reuniones que regularmente se llevan a cabo y necesitan de comunicación cara a cara, la videoconferencia puede sustituir la actual presencia física por la participación de personas en sitios remotos. Esto reduce los costos de viaje así como el tiempo invertido en ello y hace la asistencia más fácil. Además puede propiciar la realización de más reuniones de las que originalmente se tenían. Las reuniones frecuentes o ad hoc que podrían no haberse efectuado por los costos de viaje o los tiempos, son más sencillas de implementar por videoconferencia incrementando la sensación de trabajo en equipo entre los participantes de los diversos lugares que colaboran en el mismo proyecto. La videoconferencia induce mucho de la familiaridad de los encuentros presenciales, incluyendo elementos como las expresiones faciales, el lenguaje corporal y el contacto visual. Si la videoconferencia ya está disponible en los escritorios de los individuos, los efectos de cohesión grupal por este tipo de comunicación son aún mayores. El trabajo colaborativo se amplía a través de la integración de la videoconferencia con otras herramientas electrónicas de colaboración (transferencia de datos, escritorios compartidos, aplicaciones distribuidas). Estas se discutirán después en esta sección.
Considerando el uso de la videoconferencia para las reuniones, ayuda el pensar ampliamente acerca que lo que es en realidad una “reunión”. En las siguientes imágenes se muestran casos de videoconferencias en comunicaciones uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos
Facilitar la participación en reuniones es una de las formas más simples de populares de usar la videoconferencia. Para reuniones que regularmente se llevan a cabo y necesitan de comunicación cara a cara, la videoconferencia puede sustituir la actual presencia física por la participación de personas en sitios remotos. Esto reduce los costos de viaje así como el tiempo invertido en ello y hace la asistencia más fácil. Además puede propiciar la realización de más reuniones de las que originalmente se tenían. Las reuniones frecuentes o ad hoc que podrían no haberse efectuado por los costos de viaje o los tiempos, son más sencillas de implementar por videoconferencia incrementando la sensación de trabajo en equipo entre los participantes de los diversos lugares que colaboran en el mismo proyecto. La videoconferencia induce mucho de la familiaridad de los encuentros presenciales, incluyendo elementos como las expresiones faciales, el lenguaje corporal y el contacto visual. Si la videoconferencia ya está disponible en los escritorios de los individuos, los efectos de cohesión grupal por este tipo de comunicación son aún mayores. El trabajo colaborativo se amplía a través de la integración de la videoconferencia con otras herramientas electrónicas de colaboración (transferencia de datos, escritorios compartidos, aplicaciones distribuidas). Estas se discutirán después en esta sección.
Considerando el uso de la videoconferencia para las reuniones, ayuda el pensar ampliamente acerca que lo que es en realidad una “reunión”. En las siguientes imágenes se muestran casos de videoconferencias en comunicaciones uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos
Lo que los participantes podrían ver:
Activación por voz – cuando el video entrante de la persona que está hablando actualmente se muestra en todos los demás sitios.
Presencia continua - cuando cada sitio puede ver a todos los demás (o un subconjunto de todos los demás) al mismo tiempo.
Lo que los participantes podrían oír:
Audio “half duplex” (también llamado "cambio y fuera") – donde los participantes sólo pueden oír a una persona a la vez (el sitio con el audio más alto se sobrepone al audio de todos los demás sitios) y debe indicar de alguna manera cuándo el control del audio pasa a otro sitio.
Audio “Full duplex” – cuando el audio es “natural”, en el sentido de que cualquiera puede oír a cualquier otro todo el tiempo.
El control de la reunión podría ser:
Sin Control: cuando el audio full-duplex está disponible continuamente para todos los sitios y la gente puede “encimarse al audio de otro”. En este caso, la persona que encabeza la reunión se determina por el consenso de aquellos que están presentes, de igual manera a como sucede en una sala de juntas (la imagen que se tenga en la pantalla podrá ser presencia continua o activada por la voz)
Control de Presidencia: cuando cierta característica se incluye en la tecnología de videoconferencia (ya sea en un punto terminal o en la MCU) para definir quién tiene la voz por medio de algún mecanismo (“levantar la mano electrónicamente”) El sitio que tenga el Control de Presidencia es visto y escuchado por los otros sitios hasta que ceda el control.
Estilo salón de clases: una variación del Control de Presidencia. Se designa un sitio como líder de la reunión, y puede activar y desactivar el control de presidencia o bien permitir y prohibir que otros sitios sean escuchados o vistos.
Como ocurre con cualquier tecnología nueva, la integración exitosa de la videoconferencia en las actividades actuales requiere poner atención en las necesidades de la gente que la usará. La determinación de qué es aceptable y útil debe apoyarse en la reacción y nivel de comodidad de los usuarios finales. En el caso de las reuniones sencillas punto a punto, no se requiere gran aprendizaje para que los participantes interactúen exitosamente con otros en tanto el audio y el video no interfieran. Se debe tener especial cuidado en procurar que los participantes sientan que ven y oyen claramente a los demás. Hay más información disponible en las siguientes secciones (ver Ejemplos Prácticos de Videoconferencia así como el tema "Desarrollando una sala de videoconferencia productiva” en la sección Temas Relacionados), pero las típicas reglas básicas incluyen:
Los micrófonos deben ser de calidad suficiente para capturar la voz del participante de manera natural (en términos de volumen y posición física) y sin excesivo ruido de fondo.
Los micrófonos y las bocinas deben colocarse de tal manera que no exista realimentación e interferencia de unos con otros, tal como que el micrófono capture el audio de las bocinas. Usar micrófonos unidireccionales ayudará a limitar la interferencia.
La calidad de la cámara debe ser lo suficientemente buena para capturar una imagen aceptable (probando con los usuarios remotos la manera en la que reciben nuestra imagen) y además con capacidad de auto enfoque y auto ajuste a las condiciones de iluminación para que los participantes no tengan que ajustarla durante la videoconferencia.
El volumen de las bocinas y la posición de la cámara deben ser controlables por el usuario, o tener capacidades probadas de auto ajuste, con la opción de ser controladas en cualquier momento por el participante.
Los monitores para mostrar el video del o los sitios remotos deben colocarse de la manera más natural posible para crear el efecto de inclusión en la reunión y fortalecer el contacto visual al mismo nivel.
Cualquier control de conferencia que no simule las condiciones naturales de una reunión (esto es, activación por voz en el caso de las conferencias multipunto) requerirá presentarse con anticipación a los usuarios para que tengan el tiempo de practicar y sentirse cómodos y efectivos con el método de control que vayan a emplear.
A veces la iluminación del sitio no es la óptima para videoconferencia. Si es posible, se debe posicionar la cámara de tal manera que cualquier iluminación natural no afecte la imagen de los participantes. Cerrar las cortinas y usar la iluminación artificial del sitio son adaptaciones simples que mejoran la calidad de la imagen. Agregar una luz portátil para ayudar también
Para la videoconferencia de escritorio, agregar una fuente de luz enfocada en el participante (por ejemplo: una lámpara de mesa ajustable) puede mejorar en mucho la calidad de la señal hacia los demás sitios.
Se debe prestar particular atención al “cómo se ve y se siente” el ambiente en donde se desarrollará la reunión, para asegurarnos de que la tecnología mejorará, en vez de empeorará, el éxito de la reunión.
Independientemente de si el objetivo de la videoconferencia es educación, colaboración o diseminar información, siempre se debe considerar tiempo para su organización y pruebas, antes de conectarse a cualquier nuevo sitio. Si es posible, al menos se debe hacer una prueba con 24 horas de anticipación al evento. Esto permite detectar cualquier problema que se pudiera presentar y solicitar la ayuda del personal técnico si fuera necesario.
Activación por voz – cuando el video entrante de la persona que está hablando actualmente se muestra en todos los demás sitios.
Presencia continua - cuando cada sitio puede ver a todos los demás (o un subconjunto de todos los demás) al mismo tiempo.
Lo que los participantes podrían oír:
Audio “half duplex” (también llamado "cambio y fuera") – donde los participantes sólo pueden oír a una persona a la vez (el sitio con el audio más alto se sobrepone al audio de todos los demás sitios) y debe indicar de alguna manera cuándo el control del audio pasa a otro sitio.
Audio “Full duplex” – cuando el audio es “natural”, en el sentido de que cualquiera puede oír a cualquier otro todo el tiempo.
El control de la reunión podría ser:
Sin Control: cuando el audio full-duplex está disponible continuamente para todos los sitios y la gente puede “encimarse al audio de otro”. En este caso, la persona que encabeza la reunión se determina por el consenso de aquellos que están presentes, de igual manera a como sucede en una sala de juntas (la imagen que se tenga en la pantalla podrá ser presencia continua o activada por la voz)
Control de Presidencia: cuando cierta característica se incluye en la tecnología de videoconferencia (ya sea en un punto terminal o en la MCU) para definir quién tiene la voz por medio de algún mecanismo (“levantar la mano electrónicamente”) El sitio que tenga el Control de Presidencia es visto y escuchado por los otros sitios hasta que ceda el control.
Estilo salón de clases: una variación del Control de Presidencia. Se designa un sitio como líder de la reunión, y puede activar y desactivar el control de presidencia o bien permitir y prohibir que otros sitios sean escuchados o vistos.
Como ocurre con cualquier tecnología nueva, la integración exitosa de la videoconferencia en las actividades actuales requiere poner atención en las necesidades de la gente que la usará. La determinación de qué es aceptable y útil debe apoyarse en la reacción y nivel de comodidad de los usuarios finales. En el caso de las reuniones sencillas punto a punto, no se requiere gran aprendizaje para que los participantes interactúen exitosamente con otros en tanto el audio y el video no interfieran. Se debe tener especial cuidado en procurar que los participantes sientan que ven y oyen claramente a los demás. Hay más información disponible en las siguientes secciones (ver Ejemplos Prácticos de Videoconferencia así como el tema "Desarrollando una sala de videoconferencia productiva” en la sección Temas Relacionados), pero las típicas reglas básicas incluyen:
Los micrófonos deben ser de calidad suficiente para capturar la voz del participante de manera natural (en términos de volumen y posición física) y sin excesivo ruido de fondo.
Los micrófonos y las bocinas deben colocarse de tal manera que no exista realimentación e interferencia de unos con otros, tal como que el micrófono capture el audio de las bocinas. Usar micrófonos unidireccionales ayudará a limitar la interferencia.
La calidad de la cámara debe ser lo suficientemente buena para capturar una imagen aceptable (probando con los usuarios remotos la manera en la que reciben nuestra imagen) y además con capacidad de auto enfoque y auto ajuste a las condiciones de iluminación para que los participantes no tengan que ajustarla durante la videoconferencia.
El volumen de las bocinas y la posición de la cámara deben ser controlables por el usuario, o tener capacidades probadas de auto ajuste, con la opción de ser controladas en cualquier momento por el participante.
Los monitores para mostrar el video del o los sitios remotos deben colocarse de la manera más natural posible para crear el efecto de inclusión en la reunión y fortalecer el contacto visual al mismo nivel.
Cualquier control de conferencia que no simule las condiciones naturales de una reunión (esto es, activación por voz en el caso de las conferencias multipunto) requerirá presentarse con anticipación a los usuarios para que tengan el tiempo de practicar y sentirse cómodos y efectivos con el método de control que vayan a emplear.
A veces la iluminación del sitio no es la óptima para videoconferencia. Si es posible, se debe posicionar la cámara de tal manera que cualquier iluminación natural no afecte la imagen de los participantes. Cerrar las cortinas y usar la iluminación artificial del sitio son adaptaciones simples que mejoran la calidad de la imagen. Agregar una luz portátil para ayudar también
Para la videoconferencia de escritorio, agregar una fuente de luz enfocada en el participante (por ejemplo: una lámpara de mesa ajustable) puede mejorar en mucho la calidad de la señal hacia los demás sitios.
Se debe prestar particular atención al “cómo se ve y se siente” el ambiente en donde se desarrollará la reunión, para asegurarnos de que la tecnología mejorará, en vez de empeorará, el éxito de la reunión.
Independientemente de si el objetivo de la videoconferencia es educación, colaboración o diseminar información, siempre se debe considerar tiempo para su organización y pruebas, antes de conectarse a cualquier nuevo sitio. Si es posible, al menos se debe hacer una prueba con 24 horas de anticipación al evento. Esto permite detectar cualquier problema que se pudiera presentar y solicitar la ayuda del personal técnico si fuera necesario.
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